Od dubna čeká zaměstnavatele v Česku výrazná změna v komunikaci se státem. Úřady totiž zavádějí nový systém evidence zaměstnanců, který má výrazně zjednodušit administrativu. Firmy už nebudou posílat několik různých formulářů na různé úřady, ale nově odešlou jen jedno společné hlášení. Součástí této novinky je i nové identifikační číslo pro zaměstnance, které nahradí rodné číslo při komunikaci mezi institucemi.

Nový identifikátor pro zaměstnance

Stát zavádí takzvané osobní identifikační číslo, zkráceně OIČ. Jde o desetimístný kód, který každému člověku přidělí Česká správa sociálního zabezpečení. Tento identifikátor se bude používat při předávání dat mezi úřady a zaměstnavateli. Zásadní rozdíl oproti rodnému číslu spočívá v tom, že z něj nepůjde vyčíst datum narození ani pohlaví. Úřady tím chtějí posílit ochranu osobních údajů a zároveň sjednotit způsob evidence lidí v systému státní správy.

Rodné číslo v komunikaci s úřady končí

Nový identifikátor bude sloužit jako náhrada rodného čísla při komunikaci mezi státními institucemi a zaměstnavateli. Neznamená to však, že by rodná čísla úplně zmizela z českého systému. OIČ bude fungovat především v rámci nového systému jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. Právě tento systém má sjednotit dosavadní roztříštěnou administrativu, kdy firmy zasílají informace o zaměstnancích na několik různých úřadů.

Jeden formulář místo desítek

Velkou změnou je také samotný způsob předávání údajů. Zaměstnavatelé nyní posílají různé výkazy například České správě sociálního zabezpečení, finanční správě, statistickému úřadu nebo úřadu práce. Nový systém to má výrazně zjednodušit. Místo více než dvaceti různých formulářů odešlou firmy pouze jeden společný výkaz, který bude obsahovat všechny potřebné údaje o zaměstnancích, jejich výdělcích, odvodech nebo daních.

Hlášení každý měsíc

Nové hlášení musí firmy zasílat elektronicky každý měsíc. Termín pro odeslání bude vždy do dvacátého dne následujícího měsíce. Data poputují do informačního systému Ministerstva práce a sociálních věcí, odkud si je jednotlivé úřady převezmou. Rozsah informací se podle úřadů zásadně nezmění, lišit se má především způsob jejich předávání.

Číslo zaměstnanci ani neuvidí

Zajímavostí je, že samotní zaměstnanci své nové identifikační číslo vůbec nedostanou. Úřady totiž tvrdí, že pro ně nemá praktický význam. OIČ má sloužit výhradně pro komunikaci mezi státní správou a zaměstnavateli. Jaké číslo člověk dostane, tak zjistí pouze jeho zaměstnavatel prostřednictvím datové schránky nebo v ePortálu České správy sociálního zabezpečení.

Stejné číslo na celý život

Jakmile člověk osobní identifikační číslo získá, zůstane mu už po celý život. Nezmění se ani v případě, že zaměstnanec změní zaměstnavatele nebo začne vykonávat jinou činnost. Podle České správy sociálního zabezpečení platí jasné pravidlo: „OIČ je zaměstnanci přiděleno při prvním vstupu do systému jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele, pokud jej již přiděleno nemá, a zůstává mu po celý život, bez ohledu na změnu zaměstnavatele či další činnosti. Přiděluje se také stávajícím pojištěncům vedeným v registru České správy sociálního zabezpečení i zaměstnancům s příjmy ze závislé činnosti, kteří v těchto registrech vedeni nejsou, včetně cizinců bez rodného čísla,“ vysvětlila mluvčí České správy sociálního zabezpečení Jitka Drmolová.

Zaměstnanci nic řešit nemusí

Pro běžné zaměstnance se v praxi téměř nic nezmění. Veškeré povinnosti související s novým systémem totiž ponesou zaměstnavatelé. Ti musí upravit své interní systémy a připravit se na nový způsob hlášení údajů. Přechodné období už běží od začátku roku, kdy se systém testuje u vybraných institucí státní správy.

Firmy čekají nové povinnosti

Plná povinnost začne platit od dubna 2026. Zaměstnavatelé začnou posílat nejen pravidelná měsíční hlášení, ale také doplnit některé údaje o stávajících zaměstnancích. První hlášení za duben musí odeslat do 20. května. Kromě toho musí zpětně doplnit také data za první tři měsíce roku. Pokud firmy nové povinnosti nesplní, mohou čelit napomenutí nebo dokonce pokutám.

Zdroj: Seznam Zprávy